WBNetADD connect
Direct contact

+32 16 43 11 00


Contacteer ons nu

U bent hier

Credit management moet de vinger aan de pols houden

Nieuws
01 februari 2014

 

Credit Management moet de vinger aan de pols houden

Met oog voor groei en intern beschikbare klanteninformatie

Het moet niet uitgelegd worden dat de voorbije jaren ook binnen credit management een intense periode betekenden. Continuïteit bleek zelfs voor de meest stabiele klanten geen zekerheid meer, en kredietverzekeringen trokken ijlings hun limieten in. Hét moment voor vele ondernemingen, ook kleinere kmo, om hun intern debiteurenbeheer eens grondig onder de loep te gaan nemen. Dat toegenomen bewustzijn kan lonen op lange termijn. Maar anderzijds is het ook moeilijk klanten te weigeren in een omgeving waar koortsachtig wordt gezocht naar omzet, en groei. De zorgen en bedenkingen omtrent credit management blijken vandaag zowel voor de kleine als heel grote bedrijven vrij simultaan. Dat illustreert ook het rondetafelgesprek van deze maand, waarin we een stand van zaken nemen omtrent het domein van credit management.

DE PANELLEDEN
Peter Ketelslegers is CFO van The Heating Company
Ann Schepers is CFO en Credit Ma- nager van HDM
Sarah Van den Bulck is Group Credit, Collection and Payables Manager bij Borealis Polymers
Jan Catry is het hoofd van Kre- dietverzekeringen bij onderne- mingsmakelaar ADD en expert in klantenrisico’s
DE MODERATOR
Sarah Heuninck is hoofdredacteur van CFO Magazine


Hoe hebben jullie 2013 ervaren op het vlak van debiteurenbeheer?

Sarah Van den Bulck: “Wij ondervinden nog steeds dezelfde vertragingen in het betalingsgedrag als de jaren voordien. In 2010 konden we een lichte verbetering waarnemen tegenover de twee jaren voordien, maar toen is het opnieuw bergaf gegaan. Reden te meer waarom er meer wordt gefocused op het collectieproces en we daar ook de volledige steun van de CFO en de rest van het management voor krijgen. We screenen onze processen tot in detail en passen aan waar nodig om de maximale controle te behouden. Op die manier konden we in 2013 onze DSO stabiel houden en dienden we slechts een beperkt aantal debiteuren volledig af te schrijven. We hadden erger verwacht.”

Peter Ketelslegers: “Wat dat betreft heeft de crisis weinig invloed gehad bij ons. We zijn er zelfs in geslaagd om onze DSO tijdens deze periode te reduceren. Er moet gewoon erg kort op de bal gespeeld worden en een continue monitoring zijn. Omwille van historische redenen wordt er bij ons bovendien behoorlijk wat korting voor contante betaling toegestaan. Met de huidige rentevoeten is dit eigenlijk niet meer marktconform, maar het helpt natuurlijk wel om snel onze cash te innen. In dat opzicht is het beter om korting te geven op deze manier dan een bijkomende basiskorting.”

Welke landen zijn de moeilijkste betalers naar jullie gevoel?

Sarah Van den Bulck: “Spanje blijft een zorgenkind, maar ook in België hebben we onverwacht wel wat verliezen geleden.”

Peter Ketelslegers: “Landen in Zuid- Europa, Griekenland, Italië en Spanje veroorzaken bij ons de meeste verliezen. Daarenboven is het zo dat Nederland erg moeilijke jaren achter de rug heeft wat be- treft de bouw, onze sector dus.”

Ann Schepers: “Inderdaad. Aangezien wij ons in diezelfde sector bevinden, hadden wij eerst voornamelijk in Engeland, maar nu ook in Nederland moeilijkheden. Die laatste blijft momenteel een slechte betaler.”

Jan Catry: “Die Zuiderse landen blijven het moeilijkste. Ze vertonen nauwelijks merkelijke verbeteringen in hun betalingsgedrag. Je ziet ook in de acceptatiepolitiek van de kredietverzekeringen dat er moeilijk wordt gedaan over Nederland. Het feit dat de balansen hier laat worden gepubliceerd, doet geen goed aan de beschikbare handelsinformatie, met meer negatieve assumpties tot gevolg. Maar ook in België zie je in 2013 opnieuw een stijging van de faillissementen. De bouwen horecasector zijn hier traditiegetrouw de slechtsten van de klas.”

Is jullie acceptatiebeleid van nieuwe klanten veranderd gedurende de voorbije woelige jaren?

Ann Schepers: “We hebben toch heel wat maatregelen genomen om het risico in te perken. Het credit management is meer geïntegreerd in onze ERP. Nu is er een automatische leveringsstop als een klant zijn kredietlimiet bereikt heeft. Ik ben er van overtuigd dat dit ons al veel verliezen bespaard heeft.”

Peter Ketelslegers: “Onze eigen acceptatiepolitiek is dezelfde gebleven, maar die van de kredietverzekering is duidelijk verstrengd. Na de limieten die in 2008 en 2009 massaal werden ingetrokken, blijft het ook vandaag moeilijk om bepaalde kredieten afgedekt te krijgen, vooral voor exportklanten. Ik vind het persoonlijk jammer dat de paraplu enkel opengaat wanneer de zon schijnt, maar verdwijnt als het regent. Alleszins, dat maakt dat we voor geweigerde klanten vaak zelf moeten beslissen of we het risico nemen. We zijn wel een beetje voorzichtiger geworden op dat vlak, maar in tijden waarin je omzet achteruitloopt, is het erg moeilijk om sales er van te overtuigen een bepaalde klant niet te aanvaarden. Daar ontstaat dat – gezond – spanningsveld tussen zaken doen en risico afweging. Als er druk staat op de omzet, is klantenweigering moeilijk. Ik denk dus dat er meer risico genomen wordt in een omzetdalende omgeving dan in een sector of economie die floreert.”

Jan Catry: “Je moet weten dat slechts 2% van de KMO’s – met een omzet tot 10 miljoen euro - een kredietverzekering heeft. Velen werken ongestructureerd en zijn volledig salesdriven. Maar vaak wordt vergeten dat de omzet ook betaald moet worden. Het is dan moeilijk bedrijven te overtuigen om een verzekering of minstens al een systeem in te bouwen dat leveringen blokkeert aan slecht betalende klanten. Men moet dan echter veel omzet extra realiseren om de marge te herstellen, maar dat besef ontbreekt vaak.”

Sarah Van den Bulck: “Ons acceptatiebeleid is gedurende de voorbije jaren toch wel strikter geworden. De ‘normale’ kredietmatrix die het aantal dagen krediet en overschrijding bepaalt voor bepaalde categorieën van klanten, wordt momenteel vervangen door een ‘crisismatrix’ met aangepaste policy voor in economisch moeilijkere tijden. Finance wordt daardoor veel vlugger verwittigd dat er een verkoop op til staat aan een klant waar een probleem mee is. Het overleg dat daar ontstaat, is nooit zwart of wit, maar altijd grijs. Je kan dus zeker stellen dat de sa- menwerking tussen sales en finance deze laatste jaren erg intens was.”

Peter Ketelslegers: “Er is inderdaad een continu spanningsveld met daarin sales als risiconemers en wij van finance als risicovermijders. Die verschillende objectieven leiden wel eens tot conflicten. Daarom is dagelijks overleg met sales noodzakelijk. Escalatie kan bij ons gebeuren tot op niveau van de CEO wanneer we er niet uit geraken en het over grote bedragen gaat. Maandelijks hebben we sowieso een overleg tussen CEO, CFO en de credit manager. Het blokkeren van leveringen ligt natuurlijk gevoelig voor sales. Maar zij moeten zich bewust zijn van het feit dat we beter niet verkopen dan omzet draaien die niet wordt betaald. Door de vaak omzetgedreven bonussen leidt dit namelijk tot een dubbele kost van het verlies, aangezien betaalgedrag bij ons niet gekoppeld is aan remuneratie voor onze sales mensen. Maar het gaat in beide richtingen. Sales is omzet- en marge gedreven, terwijl wij bij finance voornamelijk onze DSO en ageing in het achterhoofd hebben. Maar credit management mag niet te risico-avers zijn. Soms is het makkelijker te zeggen dat het risico niet mag genomen worden, terwijl ook wij omzetgroei in het achterhoofd moeten houden.”

Sarah Van den Bulck: “De DSO speelt bij ons wel in de bonussen van de verkopers, maar het gewicht daarvan is zeer beperkt, evenals ook net profit dat voor iedereen is. Ik kan wel zeggen dat de eindbeslissing bij discussies bij de CFO zit.”

Welke rol speelt handelsinformatie in jullie credit management?

Jan Catry: “In het algemeen zie je dat hoe groter het bedrijf is, hoe meer finance in de pap te brokken heeft. Voor een kre- dietverzekeraar is de beschikbaarheid van handelsinformatie cruciaal in het ac- ceptatieproces. Hoe meer informatie, hoe beter, zelfs al is dat negatieve informatie. Het is dus ook voor hen noodzakelijk dat sales gaat meewerken om informatie te vergaren. Vaak geven bedrijven geen financiële informatie door aan kredietverzekeraars die er hen om vragen, maar wel aan hun commerciële connecties. Globaal ligt de acceptatiegraad van kredietverzekeraars bij voldoende beschikbaarheid van informatie tussen 75 en 100%.”

Peter Ketelslegers: “Op dat vlak merk je vanuit sales inderdaad veel medewerking, zo ervaar ik het toch. Ze doen veel moeite en gaan graag naar de klant om informatie die wij vragen los te peuteren. Zo hadden wij bijvoorbeeld een nieuwe en recent opgerichte Rusissche klant waar we wei- nig of geen informatie over konden vinden. Ons commercieel departement kon echter voldoende bijkomende informatie aanleveren, waardoor we toch een kredietverzekering konden bekomen.”

Sarah Van den Bulck: “Wij maken er zeker wel gebruik van, des te meer omdat een groot deel van ons klantenportfolio onverzekerd is. Maar ik wil onderstrepen dat dit cijfermateriaal slechts de aanvang van onze analyse betekent. Afhankelijk van de grootte van de kredietlijn, gaan ook andere factoren een bepalende rol spelen: de informatie die we via onze sales mensen vernemen, onze eigen ervaring met het betalingsgedrag van dat bedrijf, margeberekeningen, tot welk salessegment ze toe behoren – zeg maar de strategische rol van de klant -, enzovoort. Zelfs voor de verzekerde klanten doen we deze oefening, omdat je daar vaak toch ook nog met een gedeelte eigen risico zit. We hebben acht mensen die zich hier fulltime mee bezig houden.”

Peter Ketelslegers: “Handelsinformatie speelt bij ons maar een beperkte rol. De grotere klanten verzekeren we bewust niet. We hebben natuurlijk geen hele afdeling ter beschikking, maar we vragen die dan zelf op. Nu ik merk wel dat deze informatie vaak sterk verouderd is, bijvoorbeeld die van Nederlandse bedrijven. Die veroudering maakt dat deze data soms onbruikbaar zijn, dat vind ik een zeer groot gebrek aan deze databanken. Daarbij hebben we dan sales nodig, die dagelijks in contact staan met de klant. Hun input heeft voor ons vaak meer waar- de dan die handelsinformatie.”

Ann Schepers: “Onze mensen on the field weten dikwijls meer en hun infor-matie is meer up to date. Op basis hier- van hebben we in het verleden ook goede beslissingen genomen, ondanks het feit dat de handelsinformatie negatief was. Deze laatste vormt vooral een noodzakelijk als basis. En voor de mensen van sales is het ook aangenaam wat meer met hun klanten in contact te kunnen staan. Zowel onze commerciële als financiële mensen hebben met een groot aantal van onze klanten al jarenlang een zeer goede, ver- trouwelijke relatie. Zij voelen vaak al heel snel aan als de klant financiële problemen heeft.”

Sarah Van den Bulck: “Handelsinformatie vormt inderdaad een goede basis, het is een instrument dat trends aangeeft, een zicht geeft op de aandeelshouderstructuur, het moederbedrijf, de bestuurders, et cetera. Maar de cijfers zijn hopeloos verouderd. Wij vullen dan ook vaak aan met rechtstreeks bekomen informatie van de klant, bijvoorbeeld
eventueel mits ondertekening van ge- heimhoudingsdocumenten.”

Jan Catry: “In bepaalde landen, zoals bijvoorbeeld Duitsland, is er geen informatie beschikbaar. Hier is kredietverzekering ook veel meer ingeburgerd. Dat zorgt er wel voor dat bedrijven daar meer bereid zijn informatie te geven als ze gecontacteerd worden met een vraag hierom. Ze zijn zich vaak beter bewust van de implicaties op de kredietlimieten als er geen informatie voor handen is, zoals cashbetaling bij hun leveranciers.”

Hoe bepaal je best welk deel van de klantenportefeuille je onverzekerd laat?

Peter Ketelslegers: “Dat is voor een stuk gebaseerd op betalingservaring. Wij opteren meestal voor de klanten die deel uitmaken van een grote groep, waarbij je meer zekerheid hebt over hun stabiliteit en voortbestaan. De kans dat een mastodont omver valt is kleiner dan die van een faling bij 80% van ons overig cliënteel. Ook jarenlange samenwerking speelt bijvoorbeeld.”

Jan Catry: “De afweging moet inderdaad gemaakt worden bij grote klanten met meer zekerheid, aangezien er hier dan hoge premies worden betaald bij een erg laag risico. Maar je weet het natuurlijk nooit, kijk maar naar het faillissement van de Duitse drogisterijgigant Schlecker vorig jaar. Niet alle verzekeraars gaan mee in de filosofie dat een grote klant minder risico betekent.”

Ann Schepers: “Wij hebben er, desondanks de goede ervaring die we met bepaalde klanten hebben, toch voor gekozen om sinds een jaar al onze Ne- derlandse klanten te verzekeren. Je weet toch maar nooit, en het zijn belangrijke klanten voor ons.”

Peter Ketelslegers: “Ik vind het belangrijk dat die uitsluitingen op regelmatige basis worden geherevalueerd. Wij stellen maandelijks een rapportering van eigen risico op, en daarin maken we ook deze analyse. Het is niet zo dat niet-verzekerde klanten van de radar verdwijnen, we blijven ze in het oog houden.”

Sarah Van den Bulck: “Inderdaad. Je mag ook geen vals gevoel van veiligheid krijgen. Een verzekering biedt een be- paalde zekerheid, maar het is niet zo dat je niets verliest als het verkeerd gaat. De dekkingsgraad is geen 100%. Wanneer een klant verzekerd is, mag naar sales toe niet de attitude ontstaan van ‘doe maar op’.”

Jan Catry: “Bij kleine, salesdriven bedrijven heerst er nogal vaak eens die houding. Maar vroeg of laat gaat de premie dan toch omhoog, een kredietverzekering is geen jackpot. Hoe klein of hoe groot je bedrijf ook is, een degelijke organisatie van het interne credit management daarnaast blijft essentieel. Verzekeren is de keuze om een deel van je kosten vast te maken of variabel te houden.”

Sarah Van den Bulck: “De keuze om al dan niet te verzekeren, beschouw ik zelf als het al dan niet outsourcen van het credit management voor die bepaalde klant. Het eigen debiteurenbeheer mag dus zeker niet verwaarloosd worden wanneer een deel van je klantenportefeuille gedekt is.”

Wat ervaren jullie als de meest effectieve manier om achter betalingsachterstallen aan te gaan?

Ann Schepers: “Hoewel de sterke inte- gratie van het credit management in ons ERP-pakket zorgt voor de automatische rappels, ondervinden wij dat telefonische aanmaningen toch nog steeds het meest effectief zijn.”

Sarah Van den Bulck: “Dat is bij ons niet anders.”

Peter Ketelslegers: “Inderdaad. In ons ERP-pakket zitten twee controlemomenten ingebouwd. Een eerste check gebeurt bij orderinput, waarbij er een automatische orderblokkade plaatsvindt wanneer de limiet overschreden werd. Interventiemogelijkheden in een vroeg stadium van de productieketen zijn bij ons noodzakelijk, aangezien onze radiatoren vaak maatwerk zijn. De tweede controle wordt vlak voor de levering gedaan.”

In welke mate spelen cultuur- en taalverschillen?

Peter Ketelslegers: “Wij trachten zoveel mogelijk te centraliseren bij ons in Dil- sen. Maar omwille van de taal hebben we één iemand in Polen, en voor Italië doen we beroep op een externe partij. Het ERP- pakket laat een decentrale aanpak toe, maar ik geloof dat concentratie beter is omwille van de synergie die ontstaat. De cultuurverschillen met sommige landen vereisen echter andere finesses. Je kan niet het hele credit management door een Belgische bril bekijken.”

Sarah van den Bulck: “Ook wij werken zoveel als mogelijk centraal. Taal is hier doorgaans geen belemmering, maar wel eerder de verschillende tijdzones, zoals die van Noord- en Zuid Amerika. Dat dwingt ons lokaal aanwezig te zijn. Het heeft voor- en nadelen. Bij overnames behouden we meestal initieel het lokale credit management en zien we hoe dat loopt. Aansturing vanop afstand is moeilijker maar niet onmo- gelijk, zeker niet met de nodige standaardisatie aan de hand van het ERP-pakket. Maar ook mijn team van tien mensen in Mechelen is een mix van verschillende origines, met onder meer Italiaanse, Spaanse, Russische en Duitse mensen.”

Jan Catry: “Kredietverzekeraars zijn sterk decentraal georganiseerd. Zowel de collectie als voorafgaande screening gebeurt ter plaatse. Belgische underwriters gaan bijvoorbeeld moeilijk cijfers verkrijgen van een Italiaans bedrijf. En zeker wanneer er juridische procedures moeten ingeleid worden, dan kan je niet anders dan werken met lokale mensen met kennis van de plaatselijke wetgeving.”

Wat is jullie ervaring met klanten die in WCO gaan?

Peter ketelslegers: “Op dat moment is het vaak al te laat. Ook hier geldt het advies dat voorkomen beter is dan genezen. Kort op de bal spelen is de boodschap.”

Ann Schepers: “Wij ondervinden ook dat het voor bedrijven die overgaan tot WCO vaak al vijf na twaalf is. Alleen al de negatieve media-aandacht en imagoschade is nefast. Om een succesvolle herstructurering tegemoet te gaan, moet men dit vroeger doen.”

Jan Catry: “Men vergelijkt het ook wel eens met ‘het faillissement organiseren’. 70% van de ondernemingen die vandaag onder WCO vallen, gaat uiteindelijk failliet. Een belang- rijk pijnpunt is ook de kwaliteit van de curatoren. Die moeten kennis hebben om bedrijven te begeleiden en de juiste maatregelen te nemen om uit de WCO te geraken.”

Bron: CFO Magazine

Overige nieuws & events

  • Transport

    Brexit of geen Brexit: dit zijn de gevolgen voor uw bedrijf

    Brexit of geen Brexit: dit zijn de gevolgen voor uw bedrijf Gisterenavond kwam Theresa May van een koude kermis thuis: het Britse parlement heeft met...
    16 januari 2019
  • Property

    Brandverzekering: het belang van voorafgaandelijke waardebepaling

    Net zoals particulieren bent u als ondernemer niet verplicht om een voorafgaandelijke waardebepaling te laten uitvoeren voor uw brandverzekering. De...
    10 januari 2019
  • Fleet

    Tariefaanpassingen AXA op 01 januari 2019

    AXA - BAOR Ondernemingen : Tariefaanpassingen op 01 januari 2019
    20 december 2018
  • Transport

    In orde met uw transportverzekering? Trap niet in deze valkuilen!

    “Waarom zou ik voor mijn goederen nog een transportverzekering sluiten, als de vervoerder zelf al verzekerd is?” Een uitstekende vraag, die veel kmo’...
    20 december 2018
  • Belangrijke informatie !

    Op woensdag 19/12 organiseert ADD zijn personeelsevent, dit betekend dat er een beperkte bezetting zal zijn op onze kantoren te Heverlee en Merelbeke...
    18 december 2018